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Preventivo da wedding planner: esempio completo e come evitare le contestazioni
Un preventivo da wedding planner non serve solo a dire quanto costa: serve a mettere per iscritto cosa farai, cosa non farai e in quanto tempo. È esattamente lì che nascono le discussioni a fine lavoro. Vediamo un esempio reale e le frasi che evitano i problemi.
Esempio: Organizzazione completa matrimonio 100 invitati
- Consulenza e definizione budget — quantità 1 × 150 €
- Ricerca e coordinamento fornitori — quantità 1 × 2.400 €
- Sopralluoghi location (3) — quantità 3 × 80 €
- Coordinamento giorno del matrimonio — quantità 1 × 800 €
- Pagamento in 3 rate (conferma, 3 mesi prima, saldo a 15 giorni dall'evento); fornitori pagati direttamente dagli sposi.
Le voci che non devono mai mancare
- Descrizione del lavoro con quantità e unità di misura (non "lavori vari").
- Aliquota IVA applicata e imponibile separato dal totale.
- Data di validità: dopo quella data il prezzo non è più impegnativo.
- Tempi di esecuzione indicativi e condizioni che li possono spostare.
- Modalità di pagamento: acconto alla conferma, eventuali rate, saldo a fine lavori.
La premessa: dove si scrive cosa NON è compreso
- Due righe di premessa valgono più di dieci telefonate.
- Per un lavoro da wedding planner scrivi esplicitamente cosa resta a carico del cliente e cosa non è incluso nel prezzo.
- Da dichiarare sempre: trasferte e sopralluoghi presso location fuori città.
- Da dichiarare sempre: gestione degli imprevisti last minute il giorno stesso (spesso non quantificata).
- Da dichiarare sempre: comunicazioni extra con i fornitori oltre quelle previste nel pacchetto.
Le tre contestazioni più frequenti (e come prevenirle)
- "Pensavo fossi tu a pagare i fornitori": chiarisci che gestisci il coordinamento, non anticipi somme per conto del cliente.
- "Il giorno del matrimonio dovevi risolvere tu il ritardo del catering": scrivi nel contratto i limiti del coordinamento day-of.
- "Abbiamo cambiato tre volte la location": conta i sopralluoghi extra e fatturali separatamente.
Foto e firma: la prova che ti serve
- Fotografa lo stato iniziale prima di iniziare e allega gli scatti al preventivo: fissa la situazione di partenza.
- Fai accettare il preventivo in modo tracciabile: una firma con data e ora è ciò che trasforma un'offerta in un accordo.
- Con Stilloak il cliente apre il link dal telefono, legge le condizioni e firma con il dito o inquadrando un QR code, senza installare nulla.
Acconti e rate: come chiederli senza imbarazzo
- Se le rate sono già scritte nel preventivo (per esempio 30% alla conferma, 20% a metà, 50% alla consegna), l'acconto non è una richiesta: è una condizione accettata.
- Per l'incasso puoi mostrare IBAN e QR code bancario: il cliente inquadra e paga con bonifico, senza commissioni.
Il test da fare al prossimo sopralluogo
- Prova a non uscire dal prossimo sopralluogo da wedding planner senza aver consegnato il preventivo firmato.
- È esattamente ciò per cui Stilloak è nato: voci pronte, PDF con il tuo logo, firma dal telefono. Tre preventivi al mese sono gratis, quanto basta per provarci sul serio.