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Preventivo wedding planner: esempio e fac simile 2026

Un preventivo da wedding planner non serve solo a dire quanto costa: serve a mettere per iscritto cosa farai, cosa non farai e in quanto tempo. È esattamente lì che nascono le discussioni a fine lavoro. Qui trovi un esempio compilato con importi reali, le voci che non devono mancare, il testo della premessa da copiare e le tre contestazioni tipiche del mestiere con la frase che le evita.

Esempio di preventivo: Organizzazione completa matrimonio 100 invitati

Consulenza e definizione budget — quantità 1 × 150 €
Ricerca e coordinamento fornitori — quantità 1 × 2.400 €
Sopralluoghi location (3) — quantità 3 × 80 €
Coordinamento giorno del matrimonio — quantità 1 × 800 €
Pagamento in 3 rate (conferma, 3 mesi prima, saldo a 15 giorni dall'evento); fornitori pagati direttamente dagli sposi.
Riferimento utile per controllare i tuoi numeri: consulenza iniziale sul mercato sta tra 80–150 € a incontro.

Le voci che non devono mai mancare

Descrizione del lavoro con quantità e unità di misura (non "lavori vari").
Aliquota IVA applicata e imponibile separato dal totale.
Data di validità: dopo quella data il prezzo non è più impegnativo.
Tempi di esecuzione indicativi e condizioni che li possono spostare.
Modalità di pagamento: acconto alla conferma, eventuali rate, saldo a fine lavori.
Numero progressivo del preventivo: serve a ritrovarlo se il lavoro viene contestato mesi dopo.

La premessa: dove si scrive cosa NON è compreso

Due righe di premessa valgono più di dieci telefonate.
Per un lavoro da wedding planner scrivi esplicitamente cosa resta a carico del cliente e cosa non è incluso nel prezzo.
Da dichiarare sempre: trasferte e sopralluoghi presso location fuori città.
Da dichiarare sempre: gestione degli imprevisti last minute il giorno stesso (spesso non quantificata).
Da dichiarare sempre: comunicazioni extra con i fornitori oltre quelle previste nel pacchetto.
Testo pronto: "Sono esclusi dal presente preventivo gli interventi non espressamente indicati, il ripristino estetico delle zone di intervento, lo smaltimento di materiali speciali e le opere che richiedano l'intervento di un tecnico abilitato."

Le tre contestazioni più frequenti (e come prevenirle)

"Pensavo fossi tu a pagare i fornitori": chiarisci che gestisci il coordinamento, non anticipi somme per conto del cliente.
"Il giorno del matrimonio dovevi risolvere tu il ritardo del catering": scrivi nel contratto i limiti del coordinamento day-of.
"Abbiamo cambiato tre volte la location": conta i sopralluoghi extra e fatturali separatamente.

Foto e firma: la prova che ti serve

Fotografa lo stato iniziale prima di iniziare e allega gli scatti al preventivo: fissa la situazione di partenza.
Fai accettare il preventivo in modo tracciabile: una firma con data e ora è ciò che trasforma un'offerta in un accordo.
Con Stilloak il cliente apre il link dal telefono, legge le condizioni e firma con il dito o inquadrando un QR code, senza installare nulla.

Acconti e rate: come chiederli senza imbarazzo

Se le rate sono già scritte nel preventivo (per esempio 30% alla conferma, 20% a metà, 50% alla consegna), l'acconto non è una richiesta: è una condizione accettata.
Per l'incasso puoi mostrare IBAN e QR code bancario: il cliente inquadra e paga con bonifico, senza commissioni.

Il test da fare al prossimo sopralluogo

Prova a non uscire dal prossimo sopralluogo da wedding planner senza aver consegnato il preventivo firmato.
È esattamente ciò per cui Stilloak è nato: voci pronte, PDF con il tuo logo, firma dal telefono. Tre preventivi al mese sono gratis, quanto basta per provarci sul serio.

Domande frequenti

Come si fa un preventivo da wedding planner?

Elenca le voci con quantità, unità di misura e prezzo unitario, separa imponibile e IVA, indica tempi, acconto, saldo e data di validità, e aggiungi una premessa con ciò che non è compreso.

Un preventivo firmato è vincolante?

Sì: una volta accettato diventa un accordo vincolante per entrambe le parti sulle condizioni scritte. Per questo conta molto ciò che dichiari come escluso.

Quanto deve essere valido un preventivo?

Di solito 15 o 30 giorni. Con i prezzi dei materiali che si muovono, 15 giorni protegge te e dà al cliente un motivo per decidere.

Cosa faccio se il cliente contesta il lavoro a fine cantiere?

Riparti dal preventivo firmato e dalle foto dello stato iniziale: se le esclusioni e le quantità erano scritte, la discussione si chiude sui documenti invece che sulle parole.