8 min di lettura
Quanto costa un wedding planner: prezzi 2026 voce per voce
Risposta breve: nel lavoro da wedding planner il riferimento di partenza è consulenza iniziale a 80–150 € a incontro, con manodopera intorno a 50–100 € a sopralluogo. Ma il prezzo giusto non è quello più basso: è quello che copre i costi, regge la trattativa e non ti fa lavorare in perdita a metà cantiere. Qui trovi come si costruisce voce per voce, con fasce indicative di mercato, i costi che quasi tutti dimenticano e un esempio di calcolo completo.
Quanto costa un wedding planner: le fasce di riferimento
- Queste fasce servono come punto di partenza: nelle grandi città sono più alte, nei piccoli centri più basse, e cambiano con la stagione e il carico di lavoro.
- Consulenza iniziale: 80–150 € a incontro.
- Organizzazione parziale (coordinamento fornitori): 1.200–2.500 € a pacchetto.
- Organizzazione completa: 10–15% del budget totale a pacchetto.
- Coordinamento del giorno (day-of): 600–1.200 € a evento.
- Sopralluoghi extra: 50–100 € a sopralluogo.
- Non copiarle: usale per capire se sei fuori mercato in un senso o nell'altro. Se sei costantemente sotto la fascia bassa, il problema non è la concorrenza ma il tuo prezzo di partenza.
Su cosa si misura il lavoro da wedding planner
- Nel tuo mestiere si prezza tipicamente a percentuale sul budget oppure a pacchetto fisso.
- Sbagliare l'unità di misura è il primo errore: se prezzi "a corpo" un lavoro che varia molto, ogni imprevisto lo paghi tu.
- Regola pratica: quando la quantità è misurabile prima (metri, punti, pezzi, giornate), prezzala per unità e scrivi la quantità in preventivo. Il cliente capisce e tu sei coperto.
Cosa fa salire o scendere il prezzo
- Numero di invitati e location: più fornitori da coordinare, più ore di lavoro.
- Matrimonio in un'unica location o con spostamenti tra cerimonia e ricevimento.
- Livello di personalizzazione richiesto (tema, allestimenti su misura, wedding kit).
I costi che quasi tutti dimenticano (e mangiano il margine)
- Trasferte e sopralluoghi presso location fuori città.
- Gestione degli imprevisti last minute il giorno stesso (spesso non quantificata).
- Comunicazioni extra con i fornitori oltre quelle previste nel pacchetto.
- Aggiungili come voci visibili, anche a importo basso: il cliente le legge, le accetta e tu non le regali.
Il calcolo che ti dice se guadagni davvero
- Parti dal costo orario tuo (o della squadra), non dal prezzo che fa il concorrente.
- Somma: ore stimate × costo orario + materiali + trasferimenti + smaltimenti + quota di costi fissi (furgone, attrezzatura, assicurazione, commercialista).
- Aggiungi il margine: se sotto il 20% non ci stai, il problema non è il cliente, è il prezzo di partenza.
- Esempio di ricarico: 1.000 € di costi diretti con margine al 25% non fanno 1.250 € ma 1.333 € (1.000 ÷ 0,75). È l'errore di calcolo più comune nei preventivi.
- Poi confronta il risultato con le fasce sopra: se sei molto sotto, non stai vincendo lavori, stai finanziando quelli degli altri.
Esempio di calcolo: Organizzazione completa matrimonio 100 invitati
- Consulenza e definizione budget — quantità 1 × 150 €
- Ricerca e coordinamento fornitori — quantità 1 × 2.400 €
- Sopralluoghi location (3) — quantità 3 × 80 €
- Coordinamento giorno del matrimonio — quantità 1 × 800 €
- Pagamento in 3 rate (conferma, 3 mesi prima, saldo a 15 giorni dall'evento); fornitori pagati direttamente dagli sposi.
Come farlo diventare una routine da 5 minuti
- Le voci di listino da wedding planner sono quasi sempre le stesse: ha senso scriverle una volta e poi richiamarle.
- In Stilloak salvi le tue voci ricorrenti con prezzo e unità di misura, imposti IVA e scadenza e il PDF esce già pronto con il tuo logo.
- Aggiorni il prezzo una volta all'anno nella voce salvata e tutti i preventivi successivi sono allineati: è il modo più semplice per non lavorare con i prezzi di due anni fa.
- Puoi provarlo gratis con tre preventivi al mese: bastano per capire se il tuo listino attuale regge.
Domande frequenti
Quanto costa un wedding planner?
Dipende dalla voce: consulenza iniziale sta tipicamente tra 80–150 € a incontro, mentre la manodopera si colloca intorno a 50–100 € a sopralluogo. Nelle grandi città le fasce salgono, nei piccoli centri scendono.
Come si calcola il prezzo di un lavoro da wedding planner?
Somma ore per costo orario, materiali, trasferimenti, smaltimenti e quota di costi fissi, poi dividi per (1 − margine desiderato). Solo dopo confronta il risultato con le fasce di mercato.
Su un lavoro da wedding planner in casa privata l'IVA è al 10%?
Sulla manutenzione ordinaria e straordinaria in immobili a prevalente destinazione abitativa privata si applica il 10%, previa dichiarazione del cliente. Attenzione ai beni significativi, dove la parte eccedente la manodopera va al 22%.
Quanto acconto conviene chiedere?
Il 30% alla conferma è lo standard più accettato, con eventuale rata intermedia e saldo a fine lavori. Se è scritto nel preventivo firmato, non è una richiesta ma una condizione già accettata.