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Da preventivo a incasso: il flusso completo in 6 passaggi
Il problema di quasi tutti gli artigiani non è fare il lavoro: è la catena che sta intorno. Chiamata, sopralluogo, preventivo scritto la sera, sollecito, acconto, fattura, saldo dimenticato. Qui c'è il flusso completo, passaggio per passaggio, con i punti in cui si perde più tempo e più soldi.
1. Sopralluogo: raccogli mentre guardi, non dopo
- Il momento migliore per scrivere il preventivo è mentre hai il lavoro davanti agli occhi: misure, criticità, ciò che è escluso.
- Fai le foto del punto critico subito (contatore vecchio, muro con umidità, pavimento rovinato): serviranno se il cliente contesterà lo stato iniziale.
- Se hai le mani sporche o sei su una scala, la dettatura vocale ti fa elencare le voci a voce e le trasforma in righe di preventivo.
2. Preventivo: voci riusabili invece di riscrivere ogni volta
- Il 70% delle voci che scrivi è sempre lo stesso: uscita, manodopera oraria, materiali standard. Salvale una volta come voci ricorrenti e richiamale con un tap.
- Imposta sempre IVA e data di scadenza: la scadenza è ciò che ti dà un motivo educato per richiamare il cliente.
- Aggiungi la premessa (cosa è incluso e cosa no) e i tempi di esecuzione: sono i due campi che eliminano il 90% delle discussioni.
3. Invio: prima si manda, più si chiude
- Il preventivo mandato entro un'ora dal sopralluogo ha una probabilità di accettazione molto più alta di quello mandato tre giorni dopo: il cliente nel frattempo ha chiamato altri due.
- Il PDF parte con il tuo logo e con il link per l'accettazione, in un messaggio già scritto: nessun allegato da cercare sul computer.
4. Firma: chiudi mentre il cliente è ancora convinto
- Il cliente apre il link dal telefono, legge, e firma con il dito o carica la foto della firma. Non deve installare nulla.
- Se sei ancora sul posto, gli mostri il QR code: inquadra e firma in dieci secondi, davanti a te.
- Tu ricevi la notifica di apertura e di accettazione: sai se ha letto e non hai bisogno di chiedere "hai visto?".
5. Acconto: la parte che decide se il lavoro è sano
- Le rate (per esempio 30% alla conferma, 20% a metà, 50% a fine lavori) si scrivono nel preventivo: così l'acconto non è una richiesta imbarazzante ma una condizione già accettata.
- Il cliente paga con bonifico usando l'IBAN o inquadrando il QR code bancario: nessuna commissione e nessuna scusa del tipo "non avevo i tuoi dati".
6. Documento di fatturazione e saldo
- A lavoro finito il preventivo accettato diventa la base del documento di fatturazione: le voci si portano dietro, non si ricopiano.
- Puoi generare il PDF e l'XML in formato FatturaPA: firma, invio allo SdI e conservazione restano in capo a te o al tuo commercialista.
- Gli stati (inviato, visto, accettato, fatturato) ti dicono in dieci secondi cosa devi ancora incassare.
Il punto
- Nessuno di questi sei passaggi è difficile. Diventano un problema quando sono sparsi tra blocco carta, telefonate, WhatsApp e cartelle sul computer.
- Se ripeti spesso lo stesso tipo di lavoro, salva un modello di preventivo con voci, testi e rate già impostati: lo richiami quando serve, vedi cosa compila e confermi. Non si applica mai da solo.
- Prova a fare un solo preventivo così, dall'inizio alla fine: è gratis fino a tre al mese e ti serve solo il telefono che hai in tasca.
Domande frequenti
Quali sono i passaggi da un preventivo all'incasso?
Sopralluogo, preventivo scritto sul posto, invio immediato, firma del cliente, acconto secondo lo schema di rate concordato, documento di fatturazione e saldo.
Quando conviene chiedere l'acconto?
Alla conferma, con la percentuale già scritta nel preventivo: se il cliente ha accettato quelle condizioni, l'acconto non è più una richiesta imbarazzante.
Il preventivo firmato basta come contratto?
Per i lavori tra artigiano e cliente privato sì: l'accettazione firmata forma un accordo vincolante su prezzi, tempi ed esclusioni. La fattura va comunque emessa.
Come faccio a sapere cosa devo ancora incassare?
Dagli stati dei documenti e dagli incassi registrati: l'elenco ti dice in pochi secondi cosa è pagato, cosa è fatturato e cosa è ancora in attesa.
Serve un software diverso per le fatture?
No se generi il documento dal preventivo accettato: cliente e voci si portano dietro e ottieni PDF e file XML da passare al commercialista.