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Preventivo o fattura: quale documento emettere e quando
Risposta breve: il preventivo è un'offerta commerciale e non ha valore fiscale; la fattura è il documento fiscale e si emette quando incassi o quando la prestazione è conclusa, entro 12 giorni. In un lavoro con acconto i documenti sono tre: preventivo, fattura di acconto, fattura a saldo. Qui trovi la sequenza con un esempio da 6.000 € e gli errori che costringono a rifare i documenti.
La sequenza dei documenti in un lavoro tipo
- 1. Preventivo: prima di iniziare, con voci, prezzi, IVA, tempi, validità e condizioni di pagamento.
- 2. Accettazione o conferma d'ordine: la firma del cliente sul preventivo basta e vale come accordo.
- 3. Fattura di acconto: quando incassi l'anticipo, per l'importo effettivamente ricevuto.
- 4. Fattura a saldo: a fine lavori, per la differenza, richiamando gli acconti già fatturati.
Esempio: lavoro da 6.000 € con acconto del 30%
- Preventivo: imponibile 6.000 €, IVA 10% 600 €, totale 6.600 €, acconto 30% alla conferma.
- Incasso acconto 1.980 € → fattura di acconto con imponibile 1.800 € e IVA 180 €.
- Fine lavori: fattura a saldo con imponibile 4.200 € e IVA 420 €, totale 4.620 €.
- In fattura a saldo scrivi: "A detrazione dell'acconto fatturato con fattura n. 12 del 14/03/2026 per 1.980 €."
- L'IVA sull'acconto è dovuta nella liquidazione del periodo in cui l'hai incassato, non a fine lavori: tienilo presente per la cassa.
Il preventivo
- È un'offerta commerciale: dice quanto costa il lavoro e a quali condizioni.
- Non si registra, non genera IVA da versare, non va conservato per obblighi fiscali (ma conservalo per te: è la prova dell'accordo).
- Quando il cliente lo accetta diventa vincolante per entrambi: da lì il prezzo non si tocca senza una variante scritta.
La fattura: termini e contenuti
- Va emessa e trasmessa allo SdI entro 12 giorni dalla data dell'operazione (incasso per i servizi, consegna per i beni).
- Deve riportare numero progressivo, data, dati completi delle parti, descrizione, imponibile, aliquota, imposta e totale.
- Se il preventivo era in reverse charge o in regime forfettario, la dicitura corretta va nella fattura, non nel preventivo.
- La copia PDF è di cortesia: il documento valido è il file XML trasmesso.
Gli errori che costringono a rifare i documenti
- Emettere fattura prima di incassare l'acconto "perché il cliente ha detto che paga": l'IVA diventa dovuta e i soldi non ci sono.
- Non richiamare l'acconto nella fattura a saldo: il cliente paga due volte lo stesso importo o contesta il totale.
- Cambiare le voci tra preventivo e fattura senza spiegazione: è la causa più comune di fatture non pagate.
- Intestare la fattura a una persona diversa da chi detrae: la detrazione si perde e ti chiedono una nota di credito.
Come si incastrano in Stilloak
- Il preventivo si crea, si invia con un link privato, si fa firmare dal telefono e resta archiviato con data e ora dell'accettazione.
- Dal preventivo firmato generi il documento di fatturazione senza reinserire cliente e voci, con acconto e saldo già impostati.
- Scarichi il PDF e il file XML in formato FatturaPA: firma digitale, invio allo SdI e conservazione decennale restano in capo a te o al tuo commercialista.
Domande frequenti
Il preventivo sostituisce la fattura?
No. Il preventivo è un documento commerciale senza valore fiscale: la fattura va sempre emessa quando incassi o quando la prestazione è conclusa.
Quando si emette la fattura di acconto?
Nel momento in cui incassi l'anticipo, per l'importo effettivamente ricevuto, con l'IVA relativa. Va trasmessa entro 12 giorni dall'incasso.
Serve la conferma d'ordine se il preventivo è firmato?
No. Il preventivo firmato è già l'accordo tra le parti; la conferma d'ordine è utile solo con clienti aziendali che la richiedono per procedura interna.
Cosa scrivo in fattura a saldo per gli acconti già incassati?
Indica numero, data e importo delle fatture di acconto e detraine il valore dal totale, così il cliente vede subito quanto resta da pagare.
Il preventivo va conservato per 10 anni?
Non è un obbligo fiscale, ma conservare la copia accettata è la tua unica prova in caso di contestazione sui prezzi o sulle lavorazioni concordate.