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Preventivo da servizio catering: esempio completo e come evitare le contestazioni
Un preventivo da servizio catering non serve solo a dire quanto costa: serve a mettere per iscritto cosa farai, cosa non farai e in quanto tempo. È esattamente lì che nascono le discussioni a fine lavoro. Vediamo un esempio reale e le frasi che evitano i problemi.
Esempio: Catering matrimonio 80 persone con servizio al tavolo
- Menu completo 4 portate — quantità 80 × 48 €
- Servizio camerieri (5 persone, 6 ore) — quantità 30 × 24 €
- Noleggio tavoli, sedie e tovagliato — quantità 80 × 10 €
- Menu speciale allergie/intolleranze — quantità 4 × 50 €
- Acconto 40% alla conferma, saldo 7 giorni prima dell'evento; numero ospiti definitivo da confermare 10 giorni prima.
Le voci che non devono mai mancare
- Descrizione del lavoro con quantità e unità di misura (non "lavori vari").
- Aliquota IVA applicata e imponibile separato dal totale.
- Data di validità: dopo quella data il prezzo non è più impegnativo.
- Tempi di esecuzione indicativi e condizioni che li possono spostare.
- Modalità di pagamento: acconto alla conferma, eventuali rate, saldo a fine lavori.
La premessa: dove si scrive cosa NON è compreso
- Due righe di premessa valgono più di dieci telefonate.
- Per un lavoro da servizio catering scrivi esplicitamente cosa resta a carico del cliente e cosa non è incluso nel prezzo.
- Da dichiarare sempre: allergie e menu speciali (celiaco, vegano) da preparare a parte.
- Da dichiarare sempre: noleggio e riconsegna di stoviglie, tavoli, gazebo.
- Da dichiarare sempre: smaltimento rifiuti e pulizia della location a fine evento.
Le tre contestazioni più frequenti (e come prevenirle)
- "Il menu degustazione era gratis, no?": chiarisci se l'assaggio pre-evento è incluso o a pagamento.
- "Non sapevo che il servizio ai tavoli costasse extra": indica il numero di camerieri e le ore previste in preventivo.
- "Erano rimasti pochi vassoi rispetto a quanto pattuito": specifica le quantità per persona in ogni voce.
Foto e firma: la prova che ti serve
- Fotografa lo stato iniziale prima di iniziare e allega gli scatti al preventivo: fissa la situazione di partenza.
- Fai accettare il preventivo in modo tracciabile: una firma con data e ora è ciò che trasforma un'offerta in un accordo.
- Con Stilloak il cliente apre il link dal telefono, legge le condizioni e firma con il dito o inquadrando un QR code, senza installare nulla.
Acconti e rate: come chiederli senza imbarazzo
- Se le rate sono già scritte nel preventivo (per esempio 30% alla conferma, 20% a metà, 50% alla consegna), l'acconto non è una richiesta: è una condizione accettata.
- Per l'incasso puoi mostrare IBAN e QR code bancario: il cliente inquadra e paga con bonifico, senza commissioni.
Il test da fare al prossimo sopralluogo
- Prova a non uscire dal prossimo sopralluogo da servizio catering senza aver consegnato il preventivo firmato.
- È esattamente ciò per cui Stilloak è nato: voci pronte, PDF con il tuo logo, firma dal telefono. Tre preventivi al mese sono gratis, quanto basta per provarci sul serio.