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App per preventivi e fatture: come far parlare i due documenti
Il momento in cui si perde più tempo non è la creazione del preventivo: è il passaggio da preventivo accettato a fattura. Se i due documenti vivono in posti diversi, riscrivi tutto e sbagli i numeri. Ecco come impostare il flusso e cosa aspettarti da un'app.
Il flusso corretto
- Preventivo emesso, con numero e data di validità.
- Preventivo accettato e firmato: si congela il contenuto, le modifiche successive diventano varianti.
- Acconto richiesto e incassato: genera il primo documento.
- Lavoro eseguito: documento a saldo, con le stesse voci del preventivo.
- Archivio: preventivo firmato + documenti collegati nello stesso fascicolo cliente.
Errori tipici da evitare
- Numerazione doppia: preventivi e documenti di fatturazione devono avere serie separate e progressive.
- Voci riscritte a mano nel passaggio: cambia una descrizione e il cliente contesta la differenza.
- Acconto trattato come caparra (o viceversa): sono istituti diversi, con effetti diversi in caso di recesso.
- IVA riportata a memoria: l'aliquota si decide sul tipo di intervento, non sull'abitudine.
Cosa può fare un'app e cosa no
- Può: creare il documento di fatturazione partendo dal preventivo, con voci, quantità, aliquote e totali già valorizzati.
- Può: generare il file XML nel formato della fattura elettronica e tenere lo storico.
- Non può, da sola: firmare digitalmente e trasmettere allo SdI al posto tuo, né sostituire la conservazione sostitutiva a norma.
- Quelle ultime due restano in capo a te o al tuo intermediario: è importante saperlo prima, non dopo.
Acconti e rate
- Definisci lo scaglionamento già nel preventivo (per esempio 30% alla firma, 20% a metà lavori, 50% alla consegna).
- Ogni rata incassata genera il proprio documento: così la contabilità segue il cantiere.
- Indica sempre modalità e coordinate di pagamento: un QR con i dati del bonifico riduce i ritardi.
Come funziona in Stilloak
- Dal preventivo firmato crei il documento di fatturazione in un passaggio, con le voci già dentro.
- Numerazione separata e progressiva, aliquote per voce, esportazione del file XML.
- Firma digitale, invio allo SdI e conservazione restano a carico tuo o del tuo intermediario: Stilloak prepara il documento, non lo trasmette.
Domande frequenti
Stilloak invia le fatture allo SdI?
No. Stilloak prepara i documenti di fatturazione e genera il file XML; firma digitale, trasmissione allo Sistema di Interscambio e conservazione a norma restano a te o al tuo intermediario.
Il preventivo firmato sostituisce la fattura?
No. Il preventivo è un accordo commerciale; la fattura è il documento fiscale e va emessa comunque.
Come numero i documenti?
Con due serie distinte e progressive: una per i preventivi, una per i documenti di fatturazione, entrambe senza salti.